TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR 2016/679) 

 

REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

TheraSos Oy / Ahola Therese tietosuojavastaava 

Kaskenkatu 11 A 102, 20700 Turku 

044-244 10 66 

therese.ahola@therasos.fi 

www.therasos.fi 

 

REKISTERIN NIMI 

Sosiaalipalvelut: TheraSos Oy sosiaalirekisteri  

 

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS 

TheraSos Oy tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR 2016/679) mukaisesti. 

TheraSos Oy:n käytössä on DomaCare tietojärjestelmä. 

Sosiaalirekisteriin tallennetaan tietoja niistä henkilöistä, jotka saavat kauttamme sosiaalipalveluita. Rekisterinpitäjän velvollisuus on dokumentoida kaikki asiakastyö ajantasaisesti sosiaalirekisteriin.  Rekisterissä olevia tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, jotka hoitavat kyseisen henkilön asioita työnsä  puolesta. Jokaisella rekisteriä käsittelevällä henkilöllä on työsuhde TheraSos Oy:ssa. Tietoihin pääsee  myös sosiaalipalveluista vastaava johtaja, joka avaa tietojärjestelmään uudet asiakkuudet. Tietoihin  pääsee myös TheraSos Oy:ssa työsuhteessa oleva kirjaamisasiantuntija, jonka tehtävänä on seurata,  että dokumentointi on laadukasta ja ajantasaista. Rekisterin ja dokumentoinnin tarkoitus on tehdä  näkyväksi se työ, jota sosiaalipalveluissa toteutamme. Jokainen työntekijä on allekirjoittanut  salassapitositoumuksen. 

Laskutusta ja palkanmaksua varten asiakastyöstä tehdään kuukausittain tuntilista (Excel taulukko), josta  käy ilmi, miten monta tuntia kunkin asiakkaan kanssa on työskennelty. Tuntilistassa on nähtävillä vain  asiakkaiden nimikirjaimet ja mitä työtä asiakkaan kanssa tehdään, esim. perhetyö tai tukihenkilötyö.  Tuntilistasta ei käy ilmi mitään asiakkaan henkilötietoja. Tuntilistat säilytetään ulkoisella kovalevyllä  salasanalla suojattuna. 

 

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 

Henkilön yksilöintitietoina rekisteriin pitää sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen (298/2009) 10 §:n  mukaan tallentaa nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen asiakkaan osalta  huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle asiakkaalle määrätyn  laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot.  

Rekisteriin tulee tarvittaessa tallentaa myös asiakkaan ilmoittaman lähiomaisen tai muun  yhteyshenkilön nimi, mahdollinen sukulaisuussuhde ja yhteystiedot; asiakkaan äidinkieli tai asiointikieli. 

Sosiaalipalveluissamme rekisteri pitää sisällään asiakkaan henkilötiedot yllä mainitulla tavalla. Nämä tiedot tallennetaan DomaCare-tietojärjestelmään, jota käytetään sosiaalipalveluiden kirjaamiseen. 

Tämän lisäksi asiakkaan tietoihin kirjataan jokainen asiakastapaaminen, verkostoyhteistyötapaaminen 

30.12.2021 

ja yhteydenpito asiakkaaseen niin, että kirjaamisesta käy selkeästi ilmi mitä on tehty ja millä tavalla, kuka tapaamisella on ollut läsnä ja kauanko tapaaminen on kestänyt, sekä kuka kirjauksen on tehnyt ja  koska kirjaus on tallennettu. Rekisteri pitää sisällään myös sosiaalityöntekijän tekemät päätökset siitä,  mitä palvelua asiakkaalle myönnetään. 

 

MISTÄ HENKILÖTIEDOT SAADAAN 

Säännönmukaisia tietolähteitä ovat ensisijaisesti asiakkaan tapaamisista kertyvä materiaali eli  rekisterinpitäjän omasta toiminnasta saadut tiedot. Asiakas voi itse luovuttaa omia tietojaan tai antaa  suostumuksensa tietojen hakemiseen Kansallisesta Terveysarkistosta (Kanta), sekä muilta  rekisterinpitäjiltä, kuten asiakasta aiemmin hoitaneilta toimijoilta. Perusteena voi olla rekisteröidyn  henkilökohtainen suostumus tai lain säännös asiasta. Asiakastyöhön liittyvä päätös saadaan kunnan  sosiaalityöntekijältä. 

 

SÄILYTYSAIKA 

TheraSos Oy säilyttää asiakkaan tietoja DomaCare tietojärjestelmässä vain niin kauan, kuin kyseinen  henkilö on yrityksen asiakkaana. Asiakkuuden päätyttyä kaikki asiakkaan asiakirjat luovutetaan kunnan  sosiaalityöntekijälle, joka säilyttää tiedot kunnan tietojärjestelmässä lain määrittämällä tavalla.  TheraSos Oy:n haltuun ei jää mitään asiakastietoja. 

 

HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT (Ne tahot, joille henkilötietoja luovutetaan) 

Asiakasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Sosiaalipalveluita tuottava henkilö taikka  sen tehtäviä suorittava henkilö ei saa ilman asiakkaan kirjallisesti antamaa lupaa luovuttaa asiakkaan  tietoja eteenpäin ulkopuoliselle henkilölle. Laki asiakkaan asemasta ja oikeuksista määrittää kuitenkin salassapitovelvollisuutta. Jos asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen  merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella.  

Sosiaalipalveluissa saadut tiedot ovat salassa pidettäviä ja tietoja voidaan luovuttaa vain palvelua  tilaavalle sosiaalipalveluiden edustajalle, esim. kunnan sosiaalityöntekijälle. Asiakas voi saada omat  tietonsa esittämällä kirjallisen pyynnön sosiaalityöntekijälle. 

Salassapitovelvollisuus säilyy työntekijällä palvelussuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeen.  Työntekijät ovat velvollisia salassapitosäännösten estämättä ilmoittamaan kunnan sosiaalihuollosta  vastaavalle toimielimelle, jos he ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon  tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää mahdollista lastensuojelun  tarpeen selvittämistä (Lastensuojelulaki 417/2007 25 §). Ilmoitus on tehtävä viipymättä. 

 

TIETOJEN SIIRTO EU:n TAI ETA:n ULKOPUOLELLE 

Tietoja voidaan luovuttaa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tilanteissa, joissa asiakkaan elintärkeä hoito  välttämättä edellyttää tietojen luovutusta. 

 

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET 

  1. MANUAALINEN AINEISTO

Sosiaalirekisteriin tallennettavat tiedot ovat salassa pidettäviä asiakirjoja. Tietoja voivat käyttää  ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat 

henkilöt. Manuaaliset asiakirjat säilytetään yrityksen toimitilassa osoitteessa Kaskenkatu 11 A 102, 

30.12.2021 

20700 Turku lukitussa arkistointikaapissa säännösten mukaisesti. Näitä ovat ainoastaan asiakastyöhön  liittyvät päätökset, jonka sosiaalityöntekijä toimittaa postitse tai salatulla sähköpostilla palveluntuottajalle. Tampereen toimintayksikössä ei säilytetä manuaalista aineistoa vielä toiminnan  alkuvaiheessa. 

  1. SÄHKÖINEN AINEISTO

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot  suojataan asianmukaisesti. Osa sähköisistä tiedoista tallennetaan ulkoiselle kovalevylle ja tietoja  käsitellään tietokoneella, joka on suojattu asianmukaisella tavalla. Kun rekisteritietoja säilytetään  Internet-palvelimilla, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.  Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita  henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden  työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.  

Tässä yksikössä asiakkaan henkilötiedot säilytetään sähköisessä muodossa sosiaalipalveluiden osalta  DomaCare-tietojärjestelmässä, joka on salattu asiaan kuuluvalla tavalla. Tietoja käsittelee vain  asiakkaan palveluista vastaava työntekijä.  

 

TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA 

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Mikäli  asiakas haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Sosiaalipalvelujen osalta asiakirjapyyntö lähetetään oman kunnan kirjaamoon, josta se toimitetaan  asiakkaan asioista vastaavalle sosiaalityöntekijälle. TheraSos Oy luovuttaa asiakkaan asiakirjat  pyynnöstä sosiaalityöntekijälle, joka toimittaa ne asiakkaalle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa  pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja 

asetuksessa säädetyssä ajassa. 

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista  tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli rekisteröity haluaa vaatia tietoihinsa oikaisua, pyyntö  tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja asetuksessa säädetyssä ajassa. 

Pallo_popup_therasos

Vastaamme 24h sisällä

Toimintamme lähtökohtana on empaattinen ja inhimillinen työote.

Suojattu lomake

Pallo_popup_therasos

Soita meille numeroon
050 551 7886 tai jätä soittopyyntö

Suojattu lomake

Pallo_popup_therasos

Vastaamme 24h sisällä

Toimintamme lähtökohtana on empaattinen ja inhimillinen työote.

Suojattu lomake